Nie masz ochoty czytać? Zachęcam do obejrzenia tego filmu, zawiera prawie wszystkie najważniejsze informacje:
Dlaczego się dekoncentrujemy?
– rozpraszacze – powiadomienia, telefony, SMS-y lub niespodziewane spotkania,
– nieporządek w otoczeniu – mózg nie może skupić się na jednej rzeczy, zbyt wiele elementów z otoczenia konkuruje o jego uwagę,
– nadmiar obowiązków lub brak planu – wykonując jedno zadanie, cały czas myślimy o kolejnym,
– pośpiech – częsta przyczyna błędów,
– robienie wszystkiego naraz – w efekcie czego nic nie jest dobrze zrobione,
– silne emocje – stres, szczęście itp.,
– zmęczenie, niewyspanie i inne stany psychofizyczne, które utrudniają koncentrację umysłu,
– głód lub przejedzenie.
Na co warto zwrócić szczególną uwagę?
– odpoczynek,
– porządek w miejscu pracy,
– wygoda w miejscu pracy,
– skuteczne planowanie.
Mity dotyczące koncentracji:
1. Osobowość ma wpływ na stan skupienia.
To nie prawda, koncentracje można wyćwiczyć, niektórym przychodzi to łątwiej innym ciężej ale każdy może to poprawić i nad tym pracować.
2. Nie można skoncentrować się na czymś nudnym.
Mózg jest ekonomiczny i z natury wybiera łatwiejsze zadania a te trudniejsze odrzuca. Należy łączyć obowiązki i trudne zadania z pasją i wartościami. Warto zadać sobie pytanie po co to robię. Odpowiednia technika pracy i wyznaczenie celu pozwala pokonywać trudne zadania równie efektywnie jak te łatwe.
3. Podzielność uwagi i Multitasking.
Mózg to procesor sekwencyjny, niezdolny do zwracania uwagi na dwie rzeczy równocześnie. Szkoła i biznes lansują wielozadaniowość, ale badania pokazują, że zmniejsza ona produktywność i zwiększa liczbę błędów.
Zasady:
1. Ćwicz aktywnie.
Trenuj swoją koncentrację w podczas pracy lub nauki, a nie na podłodze z zamkniętymi oczami.
2. Dbaj o rozluźnienie podczas pilnych zadań.
Stres i negatywne emocje powodują że trudniej jest Ci jasno myśleć. Głębokie oddechy, krótki spacer, przewietrzenie to proste ćwiczenia, które mogą znacząco podnieść twoją efektywność podczas stresujących sytuacji.
3. Przestań się krytykować.
Koncentracja nie jest stała, jest procesem, który trwa określony czas. On nie jest długi, dochodzi do 15 minut. Po tym czasie rozpraszasz się i myślisz o czymś innym. Wahania koncentracji są normalną rzeczą, zaakceptuj, że tak jest. Sztuką nie jest koncentrować się przez długi czas. Sztuką jest po rozproszeniu szybko wrócić do właściwego zadania.
4. Pracuj w małych blokach.
Planuj zadania i przerwy. Gdy zdajesz sobie sprawę, że masz do dyspozycji określony czas na zadanie to nagle nie wiadomo skąd pojawia się fala motywacji, aby ten czas wykorzystać jak najlepiej. Do tego masz świadomość, że zaraz po zadaniu masz chwile dla siebie na robienia cokolwiek chcesz.
Zacznij działać już teraz!
Co poradzić mogę na to:
– nie rób kilku rzeczy na raz – miej otwarte mniej okien i zakładek, tylko te potrzebne do pracy w danej chwili,
– unikaj rozpraszaczy, np. powiadomienia mail, discord, spotkania poza godzinami konsultacji,
– sporządzaj notatki i podsumowania własnymi słowami,
– wracaj do swoich notatek,
– przemyśl to, co przeczytałeś lub usłyszałeś, staraj się to zrozumieć, a nie tylko zapamiętać formułkę, dopytuj jeśli coś jest niejasne,
– skutecznie planuj zadania i ustalaj priorytety,
– wykorzystaj maksymalnie czas przeznaczony na zadanie,
– planuj przerwy i nagrody,
– zadbaj o odpoczynek po pracy.
Wybrane techniki:
1. Trening koncentracji.
Zacznij odliczać od 30 w dół lub powtarzać w myślach alfabet. Oddychaj przy tym wolno. Przywołuj myśli, za każdym razem, gdy odpłyną za daleko. Trening pozwala poprawić pamięć i koncentrację poprzez kontrolę nad myślami.
2. Metoda ALPEN – każdy dzień zaczynaj od planowania:
1. zadania – należy określić, co mamy danego dnia do zrobienia i uporządkować to w kalendarzu,
2. szacowanie długości – gdy zrobimy listę zadań, musimy określić ile czasu zajmie nam realizacja każdego z nich,
3. przerwy i odpoczynek – musimy uwzględnić przerwy, które pomogą odpocząć między zadaniami,
4. priorytety – należy określić co jest najważniejsze danego dnia,
5. kontrola – analiza i podsumowanie efektywności i zarządzania czasem to czasem danego dnia
3. Uwzględnij prawo Parkinsona
Im więcej czasu mamy na wykonanie jakiegoś zadania, tym więcej czasu nam on zabiera. Oznacza to, że:
– dane zadanie zabierze tyle czasu ile wyznaczy sobie osoba, na przykład jeżeli wyznaczy sobie na zadanie, które można ukończyć w 3 godziny, właśnie 3 godziny, to skończy je w 3 godziny. Jeżeli 4 godziny, to dane zadanie zajmie 4 godziny itd.,
– jeżeli osoba będzie miała określony czas na wykonanie konkretnego zadania, będzie ono wykonane w najpóźniejszym terminie, czyli na ostatnią chwilę.
Przykładaj uwagę do szacowania czasu i trzymaj się ustalonej czasówki dla zdań.
4. Technika Pomodoro
1. Stworzenie przejrzystej listy zadań do wykonania w najbliższym czasie.
2. Ustawienie czasomierza tak, by powiadomił nas po 25 minutach.
3. Wyłączenie wszelkich rozproszeń i praca nad wybranym zadaniem z listy. Jeśli pojawia się nowy pomysł lub dowolne rozproszenie, zapisujemy to, by nie zapomnieć i jak najszybciej wracamy do działania.
4. Gdy czas się skończy robimy 5 minut przerwy. Zalecany jest ruch fizyczny. Po tych 5 minutach wracamy do kolejnej sesji.
5. Po czterech sesjach Pomodoro z rzędu trzeba zrobić dłuższą przerwę – można w tym czasie sprawdzić mail, załatwić bieżące sprawy i uzupełnić kawę.
5. W przypadku zadań wymagających skupienia zrezygnuj z multitaskingu i ogranicz rozpraszacze.
Uzupełnienie tematu (by Łukasza Juja)
1. Popraw priorytetyzacje zadań:
– jeśli coś nie musi być zrobione, to nie ma być zrobione,
– miej zawsze ustalony deadline (pytaj o deadline w otrzymanych zadaniach jeśli brakuje),
– wyrzucaj świadomie mniej pilne zadania na dalsze miesiące.
2. Nie bój się odmawiać realizacji zadań:
– klientom, jeśli zadania nie mają wpływu na wyniki,
– wewnętrznie (np. dodatkowe zadania od klientów, kierowane z innego działu).
3. Staraj się upraszczać swoją pracę:
– wtyczki w przeglądarce (linkclump, nimbus screenshot),
– skróty klawiszowe (wielokrotny schowek, emotki, zrzuty ekranu),
– umiejętne korzystanie z narzędzi – notepad++ (zamienianie masowe słów na inne, dodawanie słowa na końcu każdej lini, usuwanie zduplikowanych linii, wyrażenia regularne) – można tam wykonać wiele operacji,
– poruszanie się po oku za pomocą URL – zapisuj najważniejsze adresy w zakładkach,
– wtyczki Sebastiana.
4. Zapisuj powtarzalną pracę:
– szablony maili,
– kod HTML/CSS,
– zalecenia ux,
– plan zadań startowych.
5. Grupuj zadania:
– cotygodniowe sprawdzanie wyników + proaktywnosci,
– audyty wewnętrzne + planowanie zadań,
– zlecanie treści + zadania do Mi,
– weryfikacja CM + linki wewnętrzne,
Priorytet, rodzaj i kolejność zadań w ramach procesu mogą z czasem ulec zmianie ale postaraj się myśleć, które zadania będzie łatwiej zrealizować jeśli nastąpią po sobie.
Jeśli masz czas to realizuj zadania wprzód:
– dla klientów gdzie wszystko jest zrobione,
– zlecanie do Mi kilka blogów na raz.
Pilnuj porządku:
– na poczcie,
– w folderach.
Deleguj zadania:
– jeśli jest ktoś kto może wykonać dane zadanie za ciebie na podobnym poziomie to rozważ przekazanie zadania.
Automatyzuj działania:
– filtry na poczcie.